Lieferanten-Compliance: drei Register, eine Abfrage im Einkauf

Der übliche Aufbau sieht so aus: Das Verpackungsregister betreut jemand aus der Buchhaltung, die Elektro-Registrierung hat vor drei Jahren die Agentur angelegt, die Produktsicherheits-Angaben pflegt das Produktmanagement in die Shop-Felder, und die Batterien hat bis vor Kurzem niemand angefasst. Vier Zuständigkeiten, vier Rhythmen, vier Stellen, an denen etwas durchfällt.

Der Grund, warum das nicht trägt, steckt im Wortlaut der Gesetze. Die Pflichten, die einen Händler treffen, hängen nicht am Jahresabschluss und nicht am Register, sondern am Moment der Bereitstellung. Sie greifen also in dem Augenblick, in dem ein neuer Artikel in den Shop kommt, und sie greifen pro Hersteller, nicht pro Warengruppe. Damit gehört die Prüfung an genau eine Stelle im Unternehmen: in den Einkauf, dorthin, wo ein Lieferant zum ersten Mal aufgenommen wird.

Dieser Artikel beschreibt, wie sich diese Prüfungen in einen einzigen Vorgang zusammenziehen lassen, welche Antworten Sie dafür brauchen, wo sie im Shopify-Setup liegen sollten und wo die Grenze dessen verläuft, was ein solcher Prozess leisten kann.

Warum die Prüfung in den Einkauf gehört

Drei deutsche Gesetze enthalten dieselbe Konstruktion: Sie verbieten dem Händler eine Tätigkeit, wenn ein anderer, nämlich der Hersteller, seine Registrierungspflicht nicht erfüllt hat. Verletzt wird dabei eine eigene Pflicht; ausgelöst wird sie durch das Verhalten eines anderen. Das ist der ungewöhnliche Teil, und er hat eine praktische Folge: Die Prüfung ist vor dem ersten Wareneingang am billigsten. Wer sie nachholt, hat die Ware schon im Lager und steht vor der unangenehmen Entscheidung, ob er sie listet oder abschreibt. Wer sie beim Onboarding erledigt, hat eine E-Mail geschrieben.

Der zweite Grund ist Menge. Ein Shop mit dreißig Marken hat nicht dreißig Prüfungen, sondern dreißig mal die Frage, welche der Prüfungen für diese Marke überhaupt greift. Diese Sortierung ist der eigentliche Aufwand, und sie fällt bei jedem neuen Lieferanten genau einmal an.

Drei Verbotsnormen, die den Händler direkt treffen

Die erste steht seit dem 12. August 2026 im Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz. Nach § 13 Absatz 3 VerpackDG dürfen Vertreiber Verpackungen im Bundesgebiet nicht bereitstellen, wenn die Hersteller nicht oder nicht ordnungsgemäß registriert sind, und sie dürfen systembeteiligungspflichtige Verpackungen nicht bereitstellen, wenn sich die Hersteller nicht an einem System beteiligt haben. Beide Sätze stehen nebeneinander, weil es zwei getrennte Pflichten sind: Registrierung und Systembeteiligung.

Die zweite steht im Elektrogesetz. § 6 Absatz 2 ElektroG verbietet Vertreibern, Geräte eines nicht oder nicht ordnungsgemäß registrierten Herstellers zum Verkauf anzubieten, und dieselbe Vorschrift trifft in ihren Nummern 2 und 3 auch Marktplatz-Betreiber und Fulfilment-Dienstleister. Absatz 3 liefert das Werkzeug gleich mit: Jeder Hersteller ist verpflichtet, beim Anbieten und auf Rechnungen seine Registrierungsnummer anzugeben. Eine Eingangsrechnung ohne diese Nummer ist damit selbst schon ein Signal.

Die dritte steht im Batterierecht. Nach § 4 Absatz 3 BattDG dürfen Händler die Batterien eines nicht ordnungsgemäß registrierten Herstellers nicht bereitstellen. Registriert wird nach § 5 Absatz 1 mit der Marke und der jeweiligen Batteriekategorie, und diese Kopplung an die Kategorie ist der Punkt, an dem Prüfungen gern scheitern: Eine Marke kann für Gerätebatterien registriert sein und für die Industriebatterie im selben Sortiment nicht.

Was sich am 12. August 2026 beim Verpackungsregister verschoben hat

Wer seine Prüf-Notizen älter als ein Jahr hat, prüft gegen ein Gesetz, das es nicht mehr gibt. Das Verpackungsgesetz ist durch das Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz vom 13. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 207) abgelöst worden; in seiner bis zum 11. August 2026 geltenden Fassung greift es nur noch für die Übergangsfälle, die § 68 VerpackDG aufzählt.

Für die Lieferanten-Prüfung ändern sich drei Dinge. Erstens die Fundstelle: Die Registrierungspflicht steht jetzt in § 6, die Systembeteiligungspflicht in § 7, nicht mehr in den §§ 9 und 7 des alten Gesetzes. Zweitens der Herstellerbegriff, der sich seit dem 12. August aus Artikel 3 Absatz 1 Nummer 15 der Verordnung (EU) 2025/40 ergibt und nicht mehr aus dem deutschen Gesetz. Drittens die Übergangsfristen, die im laufenden Quartal zwei harte Daten setzen. Was daraus für Ihre eigene Registrierung folgt, steht in einem eigenen Beitrag; für die Lieferanten-Seite genügt der Merksatz, dass eine Bestätigung aus 2025 die heutige Rechtslage nicht mehr abbildet.

Praktisch komfortabel ist immerhin die Register-Seite. Nach § 6 Absatz 4 VerpackDG veröffentlicht die Zentrale Stelle die registrierten Hersteller samt Markennamen, Registrierungsnummer und Registrierungsdatum im Internet. Diese Prüfung kostet Sie also keine Lieferanten-Anfrage, sondern eine Suche im Verpackungsregister.

Erst die Rolle, dann das Register

Vor jeder Registerabfrage steht eine Frage, die kein Register beantwortet: In welcher Rolle sind Sie selbst unterwegs? Wer aus einem Drittland direkt importiert, ist für diese Ware nach ElektroG, BattDG und VerpackDG selbst Hersteller und damit registrierungspflichtig; im Produktsicherheitsrecht heißt dieselbe Rolle Einführer. Wer eine Eigenmarke fertigen lässt, ist ohnehin Hersteller. In beiden Fällen fragen Sie nicht den Lieferanten nach seiner Registrierung, sondern registrieren selbst.

Diese Rollen-Frage entscheidet über alles Weitere, weil sie sich pro Produktlinie unterschiedlich beantwortet und weil ein Shop typischerweise mehrere Rollen gleichzeitig hat. Wir haben sie in der GPSR-Praxis ausführlich auseinandergenommen, und die Sortier-Logik trägt auch hier. Die Begriffe tragen dagegen nicht eins zu eins: Jedes der vier Regelwerke definiert Hersteller, Einführer und Händler eigenständig, und während Verpackungs-, Elektro- und Batterierecht auf die Bereitstellung im Bundesgebiet abstellen, knüpft die GPSR am EU-Markt an. Die Rolle gehört deshalb je Regelwerk geprüft, nicht einmal pauschal.

Erst wenn diese Antwort steht, ist klar, welche Zeile des Lieferanten-Bogens überhaupt ausgefüllt werden muss. Und sie entscheidet auch darüber, ob eine Lücke überhaupt eine Lücke ist: Wo Sie selbst Hersteller im Sinne des jeweiligen Gesetzes sind, hilft Ihnen die schönste Lieferanten-Auskunft nicht weiter, weil die Pflicht bei Ihnen liegt und nicht bei Ihrem Vorlieferanten.

Ein zweiter Punkt gehört in denselben Schritt, weil er sonst später teuer wird: die Frage, welche Produktgruppen Sie führen. Elektro- und Batterierecht greifen nicht sortimentsweit, sondern je Geräteart und je Batteriekategorie, und ein Gerät mit fest verbautem Akku fällt in beide Regelwerke gleichzeitig. Wer diese Zuordnung einmal sauber notiert, spart sich bei jeder späteren Prüfung die Diskussion, ob ein Artikel dazugehört.

Der Lieferanten-Bogen: eine Abfrage statt drei Durchgänge

Drei öffentliche Verzeichnisse stehen hinter den drei Verbotsnormen: das Verpackungsregister nach § 6 Absatz 4 VerpackDG, das nach § 31 Absatz 2 ElektroG veröffentlichte Hersteller-Verzeichnis und die veröffentlichten Registerdaten nach dem BattDG. Der Bogen hat deshalb zwei Sorten von Feldern, und die Trennung entscheidet über den Aufwand. Die eine Sorte können Sie selbst prüfen, weil ein öffentliches Register existiert. Die andere bekommen Sie nur vom Lieferanten, und wenn er nicht liefert, bleibt die Lücke bestehen.

Die mittlere Spalte ist der Grund, warum sich die Abfrage lohnt. Diese Angaben brauchen Sie ohnehin, und zwar nicht nur für die Register-Prüfung: Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, gehören die Angaben zur verantwortlichen Person in der EU nach Artikel 19 der GPSR ins Produktangebot. Update-Dauer und Garantie-Angaben gehören, soweit Sie an Verbraucher verkaufen, ab dem 27. September 2026 in die vorvertraglichen Informationen. Wer sie erst dann anfordert, wenn die jeweilige Pflicht greift, fragt denselben Lieferanten dreimal in einem halben Jahr an und bekommt jedes Mal eine schlechtere Antwortquote.

Der Bogen sollte deshalb nicht nach Gesetzen sortiert sein, sondern nach dem, was der Lieferant in seinen eigenen Unterlagen findet. Ein Einkäufer bei einem Zulieferer weiß, ob es eine Garantie gibt. Er weiß nicht, was § 7 VerpackDG ist.

Wo die Antworten liegen sollten, und wo nicht

Die Versuchung ist groß, alles in Shopify abzulegen, weil die Produktdaten dort ohnehin liegen. Das ist nur zur Hälfte richtig.

Was an das einzelne Produkt gehört und im Shop ausgespielt wird, gehört in Metafelder: der EU-Verantwortliche, Warnhinweise, die Modellkennung, die Garantie-Dauer, die Update-Dauer. Das sind Angaben, die der Kunde sehen soll, und sie sind pro Variante verschieden.

Was an den Lieferanten gehört und nie ausgespielt wird, gehört nicht in den Shop: Registrierungsnummern, Prüfdatum, wer geprüft hat, welche Antwort ausstand, die Kopie der Systembeteiligungs-Bestätigung. Diese Daten leben an der Lieferanten-Akte im Warenwirtschafts- oder Dokumentensystem, und sie haben eine andere Aufbewahrungslogik als Produktdaten. Wer sie in Shopify-Metafeldern parkt, verliert sie beim nächsten Sortimentswechsel und findet sie bei einer Nachfrage nicht wieder.

Die Verbindung zwischen beiden Seiten ist der Lieferant, nicht das Produkt. Genau deshalb trägt der Prozess nur, wenn er beim Lieferanten-Onboarding hängt.

Prüfen heißt nicht einmal prüfen

Eine Registrierung ist kein Dauerzustand. Sie kann widerrufen werden, und sie kann auf eine Marke lauten, die der Lieferant nicht mehr führt. Systembeteiligungen werden in der Praxis je Kalenderjahr geschlossen; eine gesetzliche Laufzeit schreibt das VerpackDG nicht vor, § 7 Absatz 4 spricht nur vom Zeitraum, für den sich ein Hersteller beteiligt hat. Ein Prüfvermerk ohne Datum ist deshalb wertlos.

Drei Anlässe reichen aus. Der erste ist das Onboarding, vor dem ersten Wareneingang. Der zweite ist jede Sortimentserweiterung bei einem bestehenden Lieferanten, weil eine neue Geräteart oder eine neue Batteriekategorie eine eigene Registrierung voraussetzen kann. Der dritte ist ein fester Jahres-Durchgang über die Bestands-Lieferanten, sinnvollerweise im ersten Quartal, wenn die Systembeteiligungen für das laufende Jahr stehen.

Was dieser Prozess nicht leistet

Er beantwortet nicht die Frage, ob eine Auskunft richtig ist. Ein Lieferant, der eine Registrierungsnummer nennt, die im Register nicht auftaucht, fällt auf; ein Lieferant, der eine plausible, aber falsche Systembeteiligungs-Bestätigung schickt, fällt nicht auf. Der Prozess erzeugt eine Dokumentation dessen, was Sie gefragt und was Sie bekommen haben, nicht eine Garantie.

Er ersetzt auch keine rechtliche Bewertung. Wir prüfen formal: Gibt es die Angabe, ist sie aktuell, passt sie zur Marke und zur Kategorie. Ob eine Konstruktion im Einzelfall trägt, ob ein Bevollmächtigter wirksam bestellt ist, ob eine Auskunft haftungsrechtlich ausreicht, ist eine Frage an Ihre Kanzlei und keine an uns.

Und er löst das Grundproblem nicht, dass die Zahl der Register wächst. Er sorgt nur dafür, dass das nächste Register eine zusätzliche Zeile in einem bestehenden Bogen ist und kein neues Projekt.

Die andere Hälfte der Compliance-Arbeit liegt ohnehin nicht beim Lieferanten, sondern im eigenen Shop: Pflichtangaben, Einwilligungen, Datenschutz-Texte, Barrierefreiheit. Wo Ihr Shop dort steht, zeigt der Compliance-Check mit zwei automatischen Prüfungen und einem menschlichen Blick darauf. Beide Seiten zusammen ergeben das Bild; keine der beiden ersetzt die andere.

Der Anlass, der am leichtesten durchrutscht

Von den drei Anlässen ist der zweite der unauffälligste, und er ist der, der in einer marken-orientierten Prüfliste systematisch fehlt. Der Grund steckt wieder im Wortlaut: Keines der drei Register führt Marken allein.

Im Elektrorecht registriert die zuständige Behörde den Hersteller nach § 37 Absatz 1 ElektroG mit der Marke und der Geräteart. Im Batterierecht verlangt § 5 Absatz 1 BattDG die Registrierung mit der Marke und der jeweiligen Batteriekategorie. Und im Verpackungsrecht sind die Angaben zu den Verpackungen nach § 6 Absatz 2 Nummer 6 VerpackDG nach den drei dort genannten Kategorien aufzuschlüsseln.

Daraus folgt der Fall, den eine Jahresprüfung nicht fängt: Ein bekannter Lieferant liefert etwas Neues. Die Marke steht auf der Liste, geprüft ist sie auch, und trotzdem kann die neue Geräteart oder Batteriekategorie von keiner bestehenden Registrierung gedeckt sein. Wer nur nach Marken prüft, sieht einen grünen Haken, der für dieses Produkt nichts aussagt.

Der Gegenzug kostet wenig, weil er ohnehin an einem Vorgang hängt, den jemand anfassen muss: Die Prüfung wird an die Sortimentserweiterung gekoppelt, nicht an den Lieferanten.

Die sinnvolle Reihenfolge

Fangen Sie nicht mit dem Bogen an, sondern mit der Rollen-Sortierung: Produktlinie für Produktlinie festhalten, wo Sie Händler sind und wo Einführer oder Hersteller. Das ist der einzige Schritt, der Kopfarbeit verlangt, und er halbiert den Rest.

Danach die Bestands-Lieferanten einmal gegen die öffentlichen Register laufen lassen, weil das ohne Rückfrage geht und sofort zeigt, wie groß das Problem überhaupt ist. Erst dann den Bogen bauen, und zwar aus den Lücken, die dieser erste Durchgang hinterlassen hat, nicht aus einer Gesetzesliste. Und zuletzt den Bogen in das Lieferanten-Onboarding hängen, sonst bleibt er ein einmaliges Projekt.

Ein Nebeneffekt, der den Aufwand rechtfertigt: Dieselbe Abfrage liefert die Angaben, die ab dem 27. September 2026 im Verkauf an Verbraucher ohnehin vorvertraglich gebraucht werden, und die Basis für die Cross-Border-Register jenseits von Deutschland.

Wenn Sie wissen wollen, wie viele Ihrer Bestands-Lieferanten den ersten Register-Durchgang überstehen, ist das ein Formal-Check ohne juristische Bewertung und Teil unseres Moduls Compliance-Care. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular, wie viele Marken und welche Produktgruppen Sie führen, dann sagen wir Ihnen, wo der Durchgang anfangen sollte.