Viele Shop-Betreiber haben die E-Rechnung im Kopf als etwas, das “seit 2025 gilt” und damit erledigt ist. Seit dem 1. Januar 2025 gilt aber nur die Empfangsseite. Die Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen, beginnt am 1. Januar 2027, und zwar zuerst für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Für dieses Vorjahr zählt 2026, das laufende Jahr.
Anlass für diesen Beitrag ist das BMF-Schreiben vom 15.10.2026. Es ergänzt die beiden Schreiben von 2024 und 2025 um Einzelfragen aus der Praxis. Die meisten davon betreffen Bau, Energie oder Behörden. Einige betreffen aber genau den Shop, der auch an Geschäftskunden verkauft.
Wer ab dem 1. Januar 2027 ausstellen muss
Die Pflicht selbst steht in § 14 Absatz 2 UStG: Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ist das nicht, es ist eine “sonstige Rechnung”.
Den Aufschub regelt § 27 Absatz 38 UStG. Nummer 1 erlaubt für Umsätze bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen, und zwar für alle, auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format, allerdings nur, wenn sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Wer Dezember-Lieferungen erst im Januar abrechnet, sollte diesen Fall deshalb vorab mit der Steuerberatung klären. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt der Aufschub nach Nummer 2 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr “nicht mehr als 800 000 Euro” betragen hat. Genau 800.000 € liegen also noch innerhalb der Übergangsregel, erst ein Euro darüber nicht mehr.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG, nicht der Umsatz mit Geschäftskunden. Gemeint ist die Summe der steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten, also ohne Umsatzsteuer, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze und ohne Verkäufe von Anlagevermögen. Ihre Umsätze mit Verbrauchern zählen dabei mit, soweit sie im Inland steuerbar sind; Fernverkäufe in andere EU-Staaten, deren Lieferort im Ausland liegt, gehören nicht dazu. Ein Shop mit 90 Prozent Endkundenanteil kann die Schwelle deshalb überschreiten, obwohl er nur wenige Rechnungen an Firmen schreibt.
Was bis Ende 2027 noch erlaubt ist
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie Rechnungen an inländische Unternehmer für Umsätze in 2027 noch auf Papier übermitteln, ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Ein PDF oder ein anderes nicht strukturiertes elektronisches Format geht nur mit Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung kann nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 formlos und auch stillschweigend erfolgen, etwa durch widerspruchslose Annahme.
Unabhängig von der Umsatzgröße erlaubt § 27 Absatz 38 Nummer 3 für 2027 außerdem Rechnungen per EDI, wenn der Empfänger zustimmt. Das betrifft Shops kaum, eher Lieferbeziehungen mit eingerichtetem Datenaustausch zu Großkunden. Ab dem 1. Januar 2028 entfallen alle drei Übergangsregeln.
Wen die Pflicht nicht trifft
Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die Ausstellungspflicht, denn § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 setzt eine Leistung an einen anderen Unternehmer voraus. Ein Shop, der ausschließlich an Endkunden verkauft, muss also keine E-Rechnungen ausstellen. Die Empfangspflicht trifft ihn trotzdem: Inländische Unternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen ihrer Lieferanten empfangen können, und für den Empfang per E-Mail verlangt das BMF kein gesondertes Postfach.
Keine Pflicht besteht nach dem BMF-Schreiben von 2025 auch dann, wenn einer der beiden Unternehmer nicht im Inland ansässig ist, etwa bei einem Geschäftskunden in Österreich. Dauerhaft ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (§ 33 UStDV), und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Beide dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Für einen Shop mit vielen kleinen Firmenbestellungen fängt die 250-€-Grenze einen Teil des Volumens ab, aber nicht die größeren Aufträge.
Was das neue BMF-Schreiben für Shops klärt
Unbekannte Unternehmereigenschaft. Ein Verstoß wird nicht beanstandet, solange der Aussteller nicht wusste und mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auch nicht erkennen konnte, dass er an einen Unternehmer für dessen Unternehmen geliefert hat (Rn. 5). Das Schreiben von 2025 nennt die Verwendung der USt-IdNr. als mögliches Indiz für die Unternehmereigenschaft. Wer im Checkout Firmenname oder USt-IdNr. abfragt, sollte diese Angaben deshalb auch als Signal für den Rechnungsweg nutzen.
Bruttopreise. Das Datenmodell der EN 16931 rechnet vom Nettoentgelt aus. Bei Preisen, die auf einem Bruttobetrag beruhen, können dadurch Rundungsdifferenzen entstehen. Für solche E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, beanstandet das BMF nicht, wenn der strukturierte Teil nur die Summen je Steuersatz enthält und die Einzelpositionen in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage stehen, auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist (Rn. 19).
Anzahlungen und Korrekturen. Anzahlungsrechnungen, die vor Beginn Ihrer Pflicht erteilt wurden, müssen keine E-Rechnungen sein, auch wenn Lieferung und Zahlung erst danach erfolgen (Rn. 2). Für die Endrechnung gelten Erleichterungen bis zum 30. Juni 2030 (Rn. 3 und 4). Besteht die Pflicht, muss dagegen auch eine Rechnungsberichtigung als E-Rechnung erfolgen (Rn. 20).
Validierungsfehler. Meldet ein Prüfwerkzeug eine verletzte Geschäftsregel, ist die Datei technisch nicht mehr EN-16931-konform. Umsatzsteuerlich bleibt sie nach Rn. 22 und 23 dennoch grundsätzlich eine E-Rechnung, solange kein Formatfehler vorliegt. Ordnungsgemäß ist sie aber nur, wenn die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig enthalten sind.
Rn. 28 stellt zudem klar, dass eine sonstige Rechnung statt einer Pflicht-E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG ist. Das macht den Fehler nicht folgenlos, denn die Rechnung entspricht dann nicht der gesetzlich vorgeschriebenen Form. Was das für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden bedeutet, ist eine Frage für die Steuerberatung.
Warum die Shopify-Rechnung dafür nicht reicht
Shopify beschreibt die Order Printer App als Werkzeug, um Rechnungen, Lieferscheine und Picklisten zu drucken und die Vorlagen mit HTML, CSS und Liquid anzupassen. Ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erwähnt die Dokumentation nicht. Das Ergebnis ist ein Dokument für Menschen, keine Datei für die maschinelle Verarbeitung.
Für die E-Rechnung braucht ein Shopify-Setup deshalb einen zusätzlichen Baustein: eine App, die strukturierte Rechnungen aus den Bestelldaten erzeugt, eine Buchhaltungssoftware, die das übernimmt, oder ein angebundenes ERP. Welcher Weg zu welchem Setup passt, haben wir im Artikel zu XRechnung und ZUGFeRD im Shop beschrieben. Ebenso wichtig ist die Aufbewahrung des strukturierten Originals, dazu mehr im Beitrag zur GoBD-Aufbewahrung von Shopify-Daten.
Was bis Jahresende zu tun ist
Erstens: Gesamtumsatz 2026 hochrechnen. Der endgültige Wert steht erst nach dem 31. Dezember fest, aber eine Hochrechnung aus den bisherigen Monaten ist für die Entscheidung besser als Abwarten. Liegen Sie knapp darunter, planen Sie trotzdem für 2028, denn ab 2028 entfällt die Umsatzgrenze.
Zweitens: Rechnungsweg vor dem 1. Januar 2027 festlegen, wenn Sie über 800.000 € liegen. Dazu gehört die Frage, wie der Shop Firmenbestellungen erkennt, und ob Ihre Preise brutto kalkuliert sind.
Drittens: mit einem echten Geschäftskunden testen. Eine Rechnung erzeugen, übermitteln, beim Empfänger verarbeiten lassen und die Rückmeldung abwarten. Erst dann ist klar, ob das Setup im Alltag trägt.
Die laufende Beobachtung solcher Stichtage übernimmt das Modul Compliance-Care, als Monitoring plus Formal-Check, keine juristische Bewertung des Einzelfalls. Für eine erste technische Einordnung Ihres Rechnungswegs genügt eine Nachricht über das Kontaktformular.