E-Rechnung 2025, XRechnung und ZUGFeRD im Shop

Am 1.1.2025 ist in Deutschland eine Pflicht in Kraft getreten, die viele Shopify-Shop-Betreiber unterschätzt haben oder noch unterschätzen. Wer im B2B verkauft, muss seit diesem Stichtag elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen können, und je nach Unternehmensgröße bis 2027 beziehungsweise 2028 auch ausstellen. Eine PDF, die bisher als Rechnung galt, ist im B2B nicht mehr automatisch ausreichend.

Die meisten Erstgespräche, die wir Mitte 2026 zu diesem Thema führen, beginnen mit derselben Aussage: “Wir machen doch eh PDF-Rechnungen, das müsste reichen”. Das stimmt für reine B2C-Shops noch immer. Im B2B gilt seit anderthalb Jahren ein neues Regelwerk, dessen Konsequenzen schrittweise verbindlich werden und das praktisch jedes Shopify-Setup mit B2B-Anteil betrifft.

Was die E-Rechnungspflicht seit 1.1.2025 bedeutet

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die EU-Vorgaben zur strukturierten elektronischen Rechnung in nationales Recht umgesetzt. Seit 1.1.2025 ist eine “elektronische Rechnung” im Sinne des Umsatzsteuergesetzes nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Konkret heißt das: eine PDF-Rechnung ist seit Januar 2025 keine “elektronische Rechnung” mehr im Rechtssinne, sondern nur noch eine “sonstige Rechnung”. Im B2B-Verkehr zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland ist die Annahme einer solchen sonstigen Rechnung weiterhin möglich, aber nicht mehr verpflichtend. Der Empfänger darf ablehnen und auf einer EN-16931-konformen E-Rechnung bestehen.

Die andere Seite: ab definierten Stichtagen wird das Ausstellen einer konformen E-Rechnung im B2B verpflichtend, gestaffelt nach Unternehmensgröße. Wer das Ausstellen verpasst, riskiert nicht nur Mahnungen seitens der Empfänger, sondern auch umsatzsteuerliche Probleme bei der Vorsteuer-Ableitung beim Empfänger.

XRechnung vs ZUGFeRD vs PDF, der Unterschied in einem Satz

Die Diskussion wirkt komplex, ist sie aber nicht. Drei Formate, drei Anwendungsfälle:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei, ohne menschenlesbaren Anteil. Standard im öffentlichen Sektor, Pflicht im Verkehr mit Bundes-, Landes- und Kommunal-Behörden seit Ende 2020. Spezifikation gepflegt von der KoSIT, dokumentiert auf xrechnung.de.
• ZUGFeRD ab Version 2.x ist eine hybride Datei: ein PDF/A-3, in das die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Menschen sehen die PDF, Maschinen lesen das XML. Standard im B2B, gepflegt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland.
• Reine PDF ist seit 1.1.2025 im B2B eine “sonstige Rechnung”. Im B2C nach wie vor unverändert akzeptiert.

Beide konformen Formate, XRechnung und ZUGFeRD ab Profil “EN 16931” oder höher, erfüllen die EN-16931-Anforderung. Im B2B überwiegt ZUGFeRD, weil es das menschenlesbare PDF beibehält und damit gewohnte Prozesse weniger stört. Im Verkehr mit dem öffentlichen Sektor bleibt XRechnung Standard.

Wer ist betroffen, ab wann genau

Die Empfangs-Pflicht gilt seit 1.1.2025 für alle inländischen Unternehmer im B2B-Verkehr, ohne Übergangsfrist, und ist damit seit anderthalb Jahren geltendes Recht. Die Ausstellungs-Pflicht ist dagegen gestaffelt und liegt noch vor uns:

In der laufenden Übergangsphase, die noch bis Ende 2026 andauert, dürfen sonstige Rechnungen im B2B weiterhin ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 1.1.2027 entfällt diese Zustimmungs-Möglichkeit für Unternehmen über der Umsatz-Schwelle. Ab 1.1.2028 entfällt sie für alle.

B2C bleibt außen vor. Wer ausschließlich an Verbraucher verkauft, ist von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen, weder Empfang noch Ausstellung. Mischbetriebe mit B2B-Anteil müssen für die B2B-Bestellungen die Pflicht erfüllen, B2C-Bestellungen können weiterhin als PDF abgerechnet werden.

Achtung bei der Definition “B2B”: entscheidend ist, ob der Empfänger ein inländischer Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne ist. Die häufige Annahme, “B2B = Rechnung an eine Firma”, ist juristisch zu eng. Auch eine Rechnung an einen Selbstständigen oder Kleinunternehmer fällt unter B2B, sofern dieser als Unternehmer auftritt.

Was Shopify nativ kann und was nicht

Hier wird es operativ. Shopify generiert nativ eine ordentliche, optisch saubere PDF-Rechnung über die Order-Detail-Seite oder die “Order Printer”-App. Diese PDF ist, Stand Mitte 2026, nicht EN-16931-konform und nicht ZUGFeRD-konform. Sie ist eine “sonstige Rechnung” im Sinne des UStG.

Die zweite Spalte ist der pragmatische Weg für Shops, die ohne externe Buchhaltung arbeiten. Die dritte Spalte ist der saubere Weg für Shops, die ohnehin eine Buchhaltungs-Software einsetzen, und passt sich dort am besten in bestehende GoBD-Workflows ein.

Was Shopify in keinem Setup übernimmt: die rechtliche Bewertung, ob eine Bestellung B2B oder B2C ist, ob also überhaupt eine E-Rechnungs-Pflicht für diese spezifische Bestellung besteht. Das ist eine Konfigurations-Frage Ihres Checkouts und Ihrer Kundengruppen.

Drei Wege zur konformen E-Rechnung im Shopify-Setup

Welcher Weg passt, hängt von drei Faktoren ab: Anteil B2B-Bestellungen am Volumen, Vorhandensein einer externen Buchhaltung, Bereitschaft zu monatlicher App-Lizenz.

Weg 1: Shopify-App mit ZUGFeRD-Output. DACH-Apps bieten direkt ZUGFeRD-Profile, die je nach Bestellung als sonstige PDF (B2C) oder als ZUGFeRD-PDF (B2B) ausgegeben werden. Lizenzkosten typischerweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, je nach Bestell-Volumen. Vorteil: schnell aufzusetzen, ohne externe Systeme. Nachteil: zusätzliche App in der Stack, GoBD-Aufbewahrung muss separat sichergestellt werden.

Weg 2: Externe Buchhaltung als Rechnungs-Quelle. Shopify übergibt Bestelldaten an eine Buchhaltungs-Software wie sevdesk, Lexware Office oder eine vergleichbare Lösung. Die Buchhaltungs-Software erzeugt die ZUGFeRD- oder XRechnung-konforme Rechnung, archiviert sie GoBD-konform und sendet sie an den Kunden. Lizenzkosten der Buchhaltung kommen dazu, sind aber meist ohnehin vorhanden. Vorteil: ein durchgängiger Workflow, saubere Archivierung, keine doppelte Datenführung. Nachteil: Abhängigkeit vom Konnektor, der oft eine eigene Mittelschicht (Make, Zapier, n8n) braucht.

Weg 3: ERP-getriebene Rechnungs-Erstellung. Bei größeren Setups mit angebundenem ERP (Business Central, JTL, Xentral, SAP Business One) wird die Rechnung im ERP gegen die Shopify-Bestellung erzeugt, dort in ZUGFeRD oder XRechnung gewandelt und an den Kunden geschickt. Standard bei Mittelständlern ab nennenswertem B2B-Anteil. Lizenzkosten variieren stark, sind bei vorhandenem ERP-Setup meist über das ERP abgedeckt.

In unseren Erstgesprächen empfehlen wir Weg 1 für Shops mit überwiegendem B2C und kleinem B2B-Anteil, Weg 2 für reine D2C-Marken, die ohnehin eine Buchhaltungs-Software einsetzen, Weg 3 für Mittelständler mit ERP. Wir halten uns an dieses Schema, weil die Wechselkosten zwischen den Wegen hoch sind und die Wahl in den ersten Wochen das Setup für Jahre prägt.

Empfangs-Pflicht seit 1.1.2025, der oft übersehene Teil

Während die Diskussion in Shop-Kreisen oft um das künftige Ausstellen kreist, ist die Empfangs-Pflicht der Teil, der bereits seit Januar 2025 verbindlich ist und in der Praxis am häufigsten unterschätzt wird, auch anderthalb Jahre nach Inkrafttreten.

Konkret heißt empfangen-können: Sie müssen technisch in der Lage sein, eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei aus einem E-Mail-Postfach oder einem Lieferanten-Portal entgegenzunehmen, lesbar zu machen und der Buchhaltung zuzuführen. Die Empfangspflicht selbst erfüllt nach den BMF-FAQ bereits ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Damit ist aber weder die GoBD-konforme Archivierung des strukturierten Originals erledigt noch irgendein Nutzen aus den Daten gezogen. Wer weiterhin händisch PDF-Rechnungen aus E-Mails in einen Ordner zieht und dort liegen lässt, empfängt zwar formal konform, verliert aber die strukturierten Daten und riskiert Lücken bei der Aufbewahrung.

Lieferanten, die seit 2025 ZUGFeRD ausstellen, dürfen davon ausgehen, dass Sie das Format empfangen und verarbeiten können. Wenn Sie eine ZUGFeRD-Datei nur als PDF lesen und das XML ignorieren, verlieren Sie die strukturierten Daten, die für GoBD und für die spätere Vorsteuer-Prüfung relevant sind.

In der Praxis lösen das fast alle Buchhaltungs-Lösungen mit, die wir oben in Weg 2 genannt haben. Wer keine externe Buchhaltung einsetzt, sondern Rechnungen in einem Belegportal sammelt, ist über das Belegportal abgedeckt, sofern es ZUGFeRD nativ verarbeitet (alle gängigen Anbieter tun das mittlerweile). Wer Rechnungen ausschließlich in einem klassischen E-Mail-Postfach archiviert, hat die Empfangspflicht zwar formal erfüllt, aber weder die GoBD-konforme Aufbewahrung des strukturierten Originalformats sichergestellt noch die Daten für die eigene Buchhaltung nutzbar gemacht.

GoBD und Aufbewahrung der E-Rechnung

Die GoBD verlangen seit langem die unveränderbare, jederzeit lesbar machbare Aufbewahrung von Rechnungen über zehn Jahre. Bei E-Rechnungen kommt eine Besonderheit dazu: aufbewahrt werden muss das Originalformat, also bei ZUGFeRD die hybride PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML, bei XRechnung die XML-Datei. Eine reine PDF-Konvertierung ohne das strukturierte XML genügt nicht.

In der Praxis bedeutet das, Ihre Archivierungs-Lösung, ob Buchhaltungs-Beleghub, DATEV-Postfach oder ein eigenes ECM, muss ZUGFeRD und XRechnung als Originalformate akzeptieren und nicht in andere Formate “vereinfachen”. Standard bei den großen Anbietern, aber Punkt, den wir bei Erstgesprächen immer prüfen lassen.

Wer ZUGFeRD-Output über eine Shopify-App generiert, sollte zusätzlich klären, ob die App selbst die Rechnung archiviert oder nur ausstellt. Wenn nur ausstellt, braucht es einen zweiten Schritt zur Archivierung, manuell oder per Konnektor in die Buchhaltung.

Was Sie diese Woche tun sollten

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge, mit grobem Aufwand:

1. B2B-Anteil quantifizieren. Schauen Sie in die Shopify-Analytics: wie hoch ist Ihr B2B-Anteil am Bestell-Volumen? Wenn unter 5 %, ist die Lage entspannt, Sie haben bis 2027 oder 2028 Zeit. Wenn über 20 %, ist Handlung im laufenden Halbjahr sinnvoll. (15 Minuten)
2. Empfangs-Workflow prüfen. Wo landen Eingangs-Rechnungen heute? Wenn in einem klassischen E-Mail-Postfach, fehlen Ihnen die GoBD-Komponenten und die strukturierte ZUGFeRD-Verarbeitung, und Sie sind bereits jetzt nicht konform. Konkret: ein Belegportal anbinden oder eine Buchhaltungs-Lösung, die ZUGFeRD nativ verarbeitet. (1-2 Stunden Recherche, danach Steuerberater einbinden)
3. Ausgangs-Rechnungen klären. Welcher der drei Wege passt zu Ihrem Setup? App, externe Buchhaltung, ERP? Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung über deren bevorzugten Workflow, das spart Wechsel später. (Termin mit Steuerberatung)
4. Test mit echtem Beleg. Bevor Sie Ihr Pflichtdatum erreichen, generieren Sie eine ZUGFeRD-Rechnung über Ihren gewählten Weg, schicken sie an einen B2B-Test-Empfänger, lassen Sie sie maschinell verarbeiten. Erst dann wissen Sie, ob das Setup wirklich funktioniert. (1-2 Stunden plus Empfänger-Feedback)

Wer alle vier Schritte sauber abgehakt hat, ist für die kommenden Stichtage operativ aufgestellt und muss erst zur nächsten Stufe, 2027 oder 2028, wieder hinschauen.

Machbar, aber nicht nebenbei

E-Rechnung im B2B ist seit dem 1. Januar 2025 geltendes Umsatzsteuerrecht, mit gestaffelter Verbindlichkeit. Wer rein B2C verkauft, ist nicht betroffen. Wer B2B-Anteile hat, sollte den Empfangs-Teil, der bereits gilt, sofort adressieren und den Ausgangs-Teil rechtzeitig vor 2027 beziehungsweise 2028 sauber aufsetzen, abhängig von der Umsatz-Schwelle.

“ZUGFeRD ist nur ein Format-Wechsel” unterschätzt, dass die ganze Kette dranhängt: Erstellung, Versand, Empfang, Aufbewahrung, GoBD-Konformität, Steuer-Reporting. Am günstigsten fahren Setups, die das einmal sauber aufsetzen, statt es zu flickschustern und in der nächsten Betriebsprüfung teurere Diskussionen zu riskieren als die ursprüngliche Setup-Investition.

Wenn Sie unsicher sind, wo Sie stehen, gibt es zwei Wege: einen schnellen Stand-Check über unseren kostenlosen Compliance-Check, bei dem zwei technische Punkte sofort automatisch geprüft werden und der Rest, einschließlich der E-Rechnungs-Frage, innerhalb von 48 Stunden von Hand, oder ein Erstgespräch zum Setup-Korridor über /kontakt. Die operative Begleitung läuft über das Modul Compliance-Care, inklusive Format-Konfiguration, Buchhaltungs-Anbindung und monatlichem Re-Check. Wie wir die Widerrufsbutton-Pflicht als vergleichbare Stichtags-Compliance einordnen, lesen Sie im Artikel zur Widerrufsbutton-Pflicht.